Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Cette réglementation européenne impose aux entreprises de nouvelles responsabilités en matière de traitement et de protection des données personnelles. Dans cet article, nous vous proposons une analyse détaillée des principales nouveautés introduites par le RGPD et des conseils pour vous mettre en conformité.
1. Les principes fondamentaux du RGPD
Le RGPD repose sur sept principes fondamentaux qui doivent guider l’ensemble des traitements de données personnelles réalisés par les entreprises :
- La licéité, la loyauté et la transparence : le traitement doit être effectué de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis de la personne concernée.
- L’adéquation et la pertinence : les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’exactitude : les données doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour.
- L’effacement et la limitation du stockage : les données doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’intégrité et la confidentialité : les données doivent être traitées de manière à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.
- La responsabilité : le responsable du traitement doit être en mesure de démontrer la conformité avec l’ensemble des principes énoncés ci-dessus.
2. Les nouvelles obligations pour les entreprises
Le RGPD introduit plusieurs nouveautés qui impactent directement les entreprises en matière de traitement des données personnelles :
- La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) : certaines entreprises sont tenues de nommer un DPO chargé de veiller à la conformité avec le RGPD et d’être l’interlocuteur privilégié de l’autorité de contrôle nationale (la CNIL en France).
- L’analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) : en cas de traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, les entreprises doivent réaliser une AIPD afin d’évaluer ce risque et d’envisager les mesures à mettre en place pour le réduire.
- La notification des violations de données : en cas de violation de données personnelles, les entreprises doivent notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance.
- Le renforcement du consentement des personnes concernées : le RGPD impose un consentement plus explicite et éclairé de la part des personnes dont les données sont collectées et traitées. Les entreprises doivent s’assurer que le consentement est donné de manière libre, spécifique, éclairée et univoque.
3. Les sanctions en cas de non-conformité
Les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations en matière de protection des données personnelles s’exposent à des sanctions importantes :
- Des amendes administratives : le RGPD prévoit que les autorités de contrôle peuvent infliger des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, selon le montant le plus élevé.
- Des sanctions pénales : outre les amendes administratives, les responsables du traitement et les sous-traitants peuvent également être poursuivis pénalement en cas de violation du RGPD.
- Des actions en réparation : les personnes concernées par un traitement non conforme au RGPD peuvent intenter une action en réparation devant les juridictions civiles pour obtenir réparation du préjudice subi.
4. Les bonnes pratiques pour se mettre en conformité avec le RGPD
Pour vous assurer de respecter les exigences du RGPD, nous vous conseillons de suivre ces quelques bonnes pratiques :
- Réaliser un audit de vos traitements de données personnelles : identifiez l’ensemble des traitements réalisés au sein de votre entreprise et vérifiez leur conformité avec les principes du RGPD.
- Mettre en place des politiques et procédures internes : élaborez des politiques et procédures pour encadrer le traitement des données personnelles et sensibilisez vos collaborateurs à ces règles.
- Sécuriser vos systèmes d’information : mettez en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, les pertes ou les destructions accidentelles.
- Documenter la conformité : tenez à jour un registre des traitements de données personnelles et conservez les preuves de conformité avec le RGPD (consentements, analyses d’impact, contrats avec les sous-traitants, etc.).
Ainsi, le RGPD impose aux entreprises de nouvelles responsabilités en matière de traitement et de protection des données personnelles. Pour vous mettre en conformité, il est essentiel d’adopter une approche globale incluant l’analyse de vos traitements existants, la mise en place de politiques et procédures internes, la sécurisation de vos systèmes d’information et la documentation de votre conformité. Les sanctions encourues en cas de non-respect du RGPD étant particulièrement lourdes, il est important d’accorder une attention particulière à cette réglementation.